Powiat Wołomiński

Biuletyn Informacji Publicznej

Zawiera informacje publiczne w postaci elektronicznej, wymagane przez polskie prawo.

• - Strona Główna

• - URZĄD STAROSTWA

• - Archiwa i rejestry

• - Archiwum zakładowe

W Starostwie Powiatowym w Wołominie, archiwum zakładowe działa na podstawie przepisów:
1. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983r.
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Do zadań archiwum zakładowego należy:
1. przejmowanie dokumentacji:
a. spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b. niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
c. na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
d. elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,
2. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
8. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
9. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
10. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
11. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, następnie po upływie tego okresu przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. Akta przekazywane są w terminie wcześniej ustalonym z archiwistą. Przekazanie następuje na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych przez wydział przekazujący dokumentację,

Akta z archiwum zakładowego udostępniane są do celów służbowych wyłącznie pracownikom Starostwa za zgodą Naczelnika Wydziału, z którego dana dokumentacja pochodzi. Udostępnianie odbywa się na podstawie wypełnionej karty udostępnienia.


Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
1. datę;
2. nazwę wnioskującego;
3. wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
b) dat skrajnych dokumentacji;
4. informację o sposobie udostępnienia;
5. imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
6. w przypadku osób spoza podmiotu:
a) cel udostępnienia,
b) uzasadnienie.

Do udostępnienia dokumentacji pracownikom podmiotu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.

Wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych przez Wydział:

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym.